TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG CHẤM CÔNG HIỆN NAY

Với sự phát triển không ngừng của kinh tế và công nghệ, việc kiểm soát vào ra và chấm công thật đơn giản. Không còn những cuốn sổ chấm công trong các doanh nghiệp có hàng trăm, hàng nghìn công nhân nữa. Việc chấm công cho công nhân hay nhân viên đã trở lên nhanh chóng và chính xác hơn. Bởi vì các doanh nghiệp đã lựa chọn cho mình những giải pháp quản lý chấm công hiện đại, làm việc tự động và lưu trữ thông tin trên hệ thống máy tính của mỗi công ty. Vậy hệ thống chấm công hiện nay có những đặc điểm như thế nào?

1.Hình thức nhận dạng

Máy chấm công thời nay sử dụng thẻ nhựa, vân tay thẻ từ hay khuôn mặt để chấm công. Khi chấm công thiết bị chấm công sẽ ghi nhận thời điểm chấm công, mã số thẻ, tên máy, tên người chấm, ca làm việc…các dữ liệu này sẽ được ghi vào bộ nhớ của máy và tự động tải dữ liệu đó về máy tính. Sau đó máy tính sẽ tự phân tích, tính toán và đưa ra báo cáo chấm công. Công nhân chỉ việc quẹt thẻ hoặc dí vân tay vào, còn lại máy chấm công sẽ tự động tính toán và xuất ra báo cáo chấm công, vừa dễ sử dụng vừa tiết kiệm thời gian chấm công.

 

Nhận dạng bằng thẻ: Ở giải pháp này sẽ được sử dụng một loại thẻ thông minh có mã ID riêng tương ứng với từng người. Mỗi khi ai đó quẹt thẻ qua máy đọc thẻ, thông tin về ID đó sẽ được lưu vào máy tính qua một phần mềm kết nối với đầu đọc thẻ. Hiện nay có hai loại thẻ được sử dụng nhiều để làm thẻ chấm công đó là:

  • Chấm công bằng thẻ từ (magnetic card
  • Chấm công bằng thẻ cảm ứng (proximity card/mifare card)

Nhận diện vân tay: với dòng chấm công tự động và kiểm soát ra vào này thì khi nó sẽ dựa vào vân tay của từng nhân viên để phân biệt các đối tượng và nhân viên khác nhau

Nhận dạng khuôn mặt: Đây là một giải pháp hoàn toàn mới khi nó sẽ dựa vào điểm khác biệt nhất trên khuôn mặt của mỗi người để làm cơ sở phân biệt giữa đối tượng này và đối tượng khác

2. Thiết bị hệ thống máy chấm công

–  Đầu đọc để nhận dạng các thông tin như: khuôn mặt, vân tay, thẻ

–  Khóa điện tử: khóa này tùy thuộc vào từng hệ thống cửa thì sẽ lựa chọn ra loại khóa tương ứng. Khóa này có chức năng cố định cửa ra vào để tránh việc ra vào tự do

–  Một công tắc để giúp mở cửa từ bên trong đó là nút exit hoặc nhiều doanh nghiệp muốn đảm bảo sự nghiêm ngặt hơn trong quá trình ra vào của nhân viên thì sẽ sử dụng đầu đọc phụ

–  Nguồn cấp để cung cấp cho khóa và đầu đọc

–  Nếu là hệ thống máy chấm công kiểm soát bằng thẻ sẽ cần phải có thẻ từ

3. Nguyên lý hoạt động

Hệ thống chấm công cho mỗi cửa hàng 1 máy chấm công, 1 tên miền DNS Pro (hoặc IP wan tĩnh), mạng Internet, phần mềm chấm công và máy tính ở trung tâm điều hành.

– Phầm mềm chấm công được cài vào  1 hoặc 1 số máy tính ở trung tâm điều hành. Phần mềm chấm công sé giúp xử lý các thông tin của hệ thống theo nhu cầu của người sử dụng, có thể xuất báo cáo cuối tháng hay kiểm tra ngay lập tức tình trạng làm việc hàng ngày của nhân viên hệ thống cửa hàng.

– Máy chấm công: Được lắp đặt tại mỗi cửa hàng. Mỗi nhân viên sẽ được đăng ký dấu vân tay/thẻ lên máy chấm công và sẽ chấm công mỗi khi đến làm cũng như ra về.

– Tên miền DNS Pro: Dùng để cập nhật IP WAN tại mỗi cửa hàng của nhà mạng thường xuyên thay đổi (được cài đặt tại mỗi cửa hàng và khai báo trên phần mềm chấm công được cài đặt tại trung tâm).

– Mạng Internet: Các cửa hàng đều cần có kết nối internet để có thể truyền dữ liệu về máy tính chủ ở trung tâm điều hành.

4. Các chức năng chính của hệ thống chấm công:

Quản lý quyền sử dụng

Quản lý các thông tin cơ bản nhân sự

Quản lý ca làm việc của công ty

Quản lý thời gian làm việc của nhân viên

Quản lý thời gian ra ngoài, nghỉ phép của nhân viên

  • Các báo cáo:

Báo cáo số lượng nhân viên đi làm trong ngày

Báo cáo thời gian vào ra chi tiết của từng nhân viên

Báo cáo thời gian đi muộn, về sớm của nhân viên

Báo cáo ngày nghỉ phép của nhân viên

Báo cáo tổng hợp tháng

Các báo cáo khác

  • Các tiện ích:

Xuất báo cáo chấm công dưới dạng excel hoặc có thể kết hợp với phần mềm nhân sự tiền lương.

Máy chấm công dùng cho các chuỗi cửa hàng ngày càng được ứng dụng rộng rãi với những lợi ích của nó mang lại. Hệ thống chấm công giúp tiết kiệm chi phí quản lý cho doanh nghiệp, tính chính xác cao, nâng cao ý thức của nhân viên, góp phần nâng cao năng suất lao động.

Với những thông tin trong bài viết này, chắc hẳn các bạn cũng đã có cho mình những hiểu biết căn bản về các hệ thống chấm công hiện nay. Nhưng để giải quyết tốt nhất các vấn đề trong khâu chấm công và kiểm soát vào ra trong doanh nghiệp của mình, các bạn hãy nhấc máy và liên hệ ngay với chúng tôi, để đội ngũ tư vấn của SKYMAP sẽ giúp bạn tìm ra những giải pháp tốt nhất và phù hợp nhất cho doanh nghiệp, từ đó sẽ giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả trong việc đầu tư vào các hệ thống chấm công.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *