Hướng dẫn quản lý giờ giấc làm việc của nhân viên hiệu quả

Phần 1: Hiểu rõ luật pháp và quy định

  1. Hãy nhớ rằng có rất nhiều điều luật bảo vệ nhân viên khỏi việc bị kỉ luật hoặc bị nghỉ việc một cách vô cớ. Trước khi bắt đầu theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, hãy đảm bảo rằng bạn đang tuân thủ theo đúng luật pháp.
  1. Hãy đảm bảo rằng bạn hiểu chính sách chấm công của công ty. Bạn gần như đã khá quen thuộc với chính sách chấm công ty; tuy nhiên bạn nên thường xuyên đọc lại và theo dõi những cập nhật mới trong trường hợp phải đối chiếu với nhân viên về số công của họ.

Phần 2: Đánh giá vấn đề một cách tỉ mỉ

  1. Xác định xem nhân viên của bạn đang nghỉ nhiều ở mức độ nào. Điều này có thể được ghi rõ trong quy định của công ty, hoặc bạn có thể quyết định dựa trên việc so sánh với các nhân viên khác làm việc trong cùng một vị trí.
  • Hãy nhớ rằng vì nhân viên của bạn luôn được các quy định và pháp luật bảo vệ, nên bạn cần phải điều chỉnh đánh giá một cách phù hợp.
  1. Tìm hiểu xem sự vắng mặt đó có phù hợp với quy định hay không. Nếu nhân viên của bạn đã giải thích lý do nghỉ là do vấn đề sức khoẻ hay nhà có tang… kèm theo đó là giấy khám sức khoẻ hoặc các tài liệu chứng minh khác, thì việc vắng mặt của nhân viên đó là hợp lệ.
  • Nhưng nếu nhân viên của bạn không đưa ra được những lời giải thích hay bằng chứng hợp lý, hãy tìm cách để tìm ra vấn đề.

Phần 3: Thảo luận về vấn đề đó

  1. Sắp xếp một meeting với nhân viên của mình. Hãy thực hiện một cách kín đáo và cẩn trọng, nên viết mail nếu có thể. Bạn sẽ không muốn làm bẽ mặt nhân viên của mình, nhất là khi họ có lý do hợp lý cho việc nghỉ nhiều.
  2. Giải thích tình hình cho họ. Giải thích mối lo lắng của bạn khi họ nghỉ quá nhiều, và tìm ra hướng giải quyết cho vấn đề này. Tránh việc đưa ra những sự nghi ngờ đối với nhân viên của mình, vì điều này có thể khiến họ có tâm lý đề phòng.
  3. Xác định được nguyên nhân của vấn đề. Cho nhân viên của bạn có cơ hội được giải thích. Hãy nhân thức được rằng họ sẽ chia sẻ với bạn những thông tin rất cá nhân (ví dụ như vấn đề gia đình hay sức khoẻ), nên hãy cố gắng đồng cảm và kiên nhẫn.

Không phải lúc nào nhân viên của bạn cũng đưa ra được lý do hợp lý. Trong trường hợp này, bạn nên tiếp tục thể hiện thái độ bình tĩnh và quan tâm. Việc la rầy nhân viên hay khiến họ xấu hổ sẽ không giúp ích được gì, nhất là khi bạn muốn giữ họ tiếp tục ở lại làm việc.

  1. Tránh việc phải chịu trách nhiệm cho sự vắng mặt của nhân viên. Hãy nhớ rằng trách nhiệm của bạn hay công ty bạn không phải là đi giải quyết các vấn đề ngoài luồng công việc. Trách nhiệm của bạn là cung cấp cho họ đủ nguồn lực để có thể hoàn thành được công việc tốt hơn.
  2. Giải thích lý do vì sao nghỉ việc nhiều lại nghiêm trọng. Giải thích rằng mặc dù việc nghỉ một vài hôm là điều không thể tránh khỏi, nhưng nghỉ nhiều sẽ ảnh hưởng đến công ty và khối lượng công việc của người khác. Đặc biệt trong thời kì cao điểm, nhân viên luôn cần phải đến làm việc theo kế hoạch để tránh mâu thuẫn trong nội bộ phòng.
  3. Đưa ra lời cảnh cáo. Nếu bạn đã xác định được rằng nhân viên của mình nghỉ dài nhưng không có lý do hợp lý, hãy cảnh báo nhân viên rằng anh ta cần thay đổi thái độ hoặc sẽ phải chịu phạt theo quy định.

Phần 4: Lên kế hoạch thực hiện

  1. Đưa ra những tiêu chí rõ ràng. Nếu như công ty của bạn đã có hướng dẫn cụ thể về việc chấm công tính lương, hãy đưa nó cho nhân viên. Nếu chưa thì hãy cho nhân viên của bạn biết rằng tần suất đi làm của họ đều được theo dõi. Hãy rõ ràng về việc trong trường hợp nào được coi là nghỉ phép hợp lệ, trường hợp nào không.
  2. Cảnh báo nhân viên của bạn về những hậu quả của việc nghỉ việc quá nhiều. Hãy đảm bảo nhân viên của bạn hiểu được rằng anh ta phải làm việc để bù cho thời gian nghỉ quá nhiều, nếu không thì rất có khả năng anh ta sẽ bị đuổi việc trong tương lai.
  3. Hỏi xem bạn có thể làm gì để giúp đỡ cho nhân viên của mình hay không. Đôi khi, nguyên nhân một người nghỉ việc quá nhiều bắt nguồn từ chính môi trường công sở. Nhân viên của bạn có thể cảm thấy bất mãn với công việc hiện tại hoặc bị nhân viên khác quấy rối. Bạn có thể phần nào đấy giúp đỡ họ những vấn đề liên quan đến công việc để cải thiện được tình hình.
  4. Lưu lại kế hoạch đó. 

Phần 5: Giám sát nhân viên

1. Thúc đẩy nhân viên thi hành theo đúng quy định về nghỉ phép.

2. Theo dõi chuyên cần của nhân viên.

3. Khen ngợi sự tiến bộ của nhân viên.

4. Cân nhắc một số biện pháp kỉ luật khi nhân viên vẫn tiếp tục phi phạm quy định.

                                        Hotline: (+84)96 9596 395

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *